REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT DE
TGC IMMOBILIER
| Coordonnées du responsable de l’organisme
(responsable de traitement ou son représentant si le responsable est situé en dehors de l’UE) |
Nom : JACQUIER. Prénom :Guillaume.
Adresse :TGC IMMOBILIER 129 rue du turenne. CP : 75003. Ville : PARIS Téléphone :01.42.17.43.44. Adresse de messagerie : contact@tgcimmobilier.com |
Activités de l’organisme impliquant le traitement de données personnelles
| Activités | Désignation des activités |
| Activité 1 | GESTION LOCATIVE |
| Activité 2 | TRANSACTION |
| Activité 3 | GESTION DE LA PAIE |
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
GESTION LOCATIVE
| Date de création de la fiche | 16/04/2019 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche | 16/04/2019 |
| Nom du logiciel ou de l’application | EVEN |
Objectifs poursuivis
Quittancement et facturation
Rédaction de mandats de gestion, de baux et d’actes de cautionnement
Rapports de gérance
Déclarations de sinistre et remise en état
Procédures
Catégories de personnes concernées
Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.
Locataire (personne physique et/ou morale)
Propriétaire (personne physique et/ou morale)
prospectfournisseur ( syndics, huissiers, avocats, notaires, entreprises pour travaux de rénovation, comptables )
Catégories de données collectées
État-civil, identité, données d’identification
Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse mail
Kbis, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
Vie personnelle
Situation familiale
Vie professionnelle
Situation et activité professionnelle
Informations d’ordre économique et financier
Revenus, situation financière, données bancaires, situation patrimoniale
Autre catégorie de données
Attestations d’assurance
Des données sensibles sont-elles traitées ?
Non
Durées de conservation des catégories de données
Combien de temps conservez-vous ces informations ?
Dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
L’ensemble des dirigeants et des salariés
Organismes externes
Nom, prénom, adresse, date de naissance, situation professionnelle, revenus à GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance loyer impayé )
Nom, prénom, adresse, activité professionnelle à AXA et GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance PNO )
Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail aux entreprises mandatées pour faire des travaux.
Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail à EXIM pour les diagnostics immobiliers.
Nom, prénom, adresse, date de naissance, adresse mail, téléphone, coordonnées bancaires, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, attestation d’assurance: EVEN.
Nom, prénom, adresse, téléphone ou adresse mail, situation financière aux huissiers et avocats en cas de procédure.
Nom, prénom, coordonnées bancaires: BNP Paribas
Transferts des données hors UE
Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?
Non
Mesures de sécurité
Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.
Contrôle d’accès des utilisateurs
Accès avec code pour chaque utilisateur à l’application EVEN
Accès serveur EVEN bloqué par code connu de la seule direction
Accès au serveur limité à des utilisateurs propriétaires d’une adresse mail tgc immobilier
Mesures de traçabilité
Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier, stocké sur google drive (durée de conservation d’un an).
Mesures de protection des logiciels
Antivirus, accès avec une double authentification
Sauvegarde des données
Google drive, Serveur internet ( synology ) et une sauvegarde d’une logiciel de gestion son sauvegarder sur les serveurs crypté du fournisseur du logiciel
Chiffrement des données
site accessible en https, utilisation de SSL pour protéger les accès à l’espace en ligne de nos clients
Contrôle des sous-traitants
Absence de sous traitants
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
TRANSACTION
| Date de création de la fiche | 16/04/2019 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche | 16/04/2019 |
| Nom du logiciel ou de l’application | EVEN et Ciel Gestion Commerciale |
Objectifs poursuivis
Achat et vente de biens immobilier
Facturation d’honoraires
Catégories de personnes concernées
Listez les différents types de personnes dont vous collectez ou utilisez les données.
- Locataire (personne physique et/ou morale)
- Propriétaire (personne physique et/ou morale)
- prospects
Catégories de données collectées
État-civil, identité, données d’identification
Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse mail
Kbis, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire
Vie professionnelle
Situation et activité professionnelle
Informations d’ordre économique et financier
Revenus, situation financière, données bancaires, situation patrimoniale
Des données sensibles sont-elles traitées ?
Non
Durées de conservation des catégories de données
Combien de temps conservez-vous ces informations ?
Dix ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
L’ensemble des dirigeants et des salariés
Organismes externes
Nom, prénom, adresse, activité professionnelle: AXA et GALIAN ( dans le cadre de contrat d’assurance PNO )
Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail aux entreprises mandatées pour faire des travaux.
Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail à EXIM pour les diagnostics immobiliers.
Nom, Prénom, adresse, téléphone ou adresse mail, Kbis, coordonnées bancaires: aux notaires et aux huissiers en cas de congés pour vente.
Nom, prénom, adresse, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire: SAGE (Ciel Gestion Commerciale).
Transferts des données hors UE
Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?
Non
Mesures de sécurité
Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.
Contrôle d’accès des utilisateurs
Accès au serveur limité à des utilisateurs propriétaires d’une adresse mail tgc immobilier.
Accès à la comptabilité limité à 2 utilisateurs accès protégé par un mot de passe
Mesures de traçabilité
Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier stocké sur google drive (durée de conservation d’un an).
Mesures de protection des logiciels
Antivirus, accès avec une double authentification
Sauvegarde des données
Google drive, serveur interne
Contrôle des sous-traitants
Vérification de leur charte de confidentialité, demande de ne pas utiliser les informations à des fins commerciales.
FICHE DE REGISTRE DE L’ACTIVITÉ
GESTION DE LA PAIE
| Date de création de la fiche | 07/06//2019 |
| Date de dernière mise à jour de la fiche | 07/06//2019 |
Objectifs poursuivis
Rédaction des contrats de travail
Mise en place des contrats santé et prévoyance
Payes
Etablissement des attestations de salaires
Déclaration de sinistres prévoyances
Catégories de personnes concernées
Salariés
Catégories de données collectées
État-civil, identité, données d’identification
Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, numéro de téléphone, adresse email, numéro de sécurité sociale
Vie personnelle
Situation familiale, noms, prénoms, dates de naissance des enfants
Vie professionnelle
CV, diplômes, scolarité, formations
Informations d’ordre économique et financier
données bancaires
Des données sensibles sont-elles traitées ?
Non
Durées de conservation des catégories de données
Combien de temps conservez-vous ces informations ?
5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Si les catégories de données ne sont pas soumises aux mêmes durées de conservation, ces différentes durées doivent apparaître dans le registre.
Catégories de destinataires des données
Destinataires internes
Dirigeants et service de la gestion des paies
Organismes externes
Nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance, téléphone, adresse mail, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires:
Cabinet BIBAS (établissement des fiches de paies et attestations de salaire, transmissions aux organismes sociaux (URSSAF, Henner, CPAM))
Henner (contrats santé et prévoyance)
Transferts des données hors UE
Des données personnelles sont-elles transmises hors de l’Union européenne ?
Non
Mesures de sécurité
Cochez et décrivez les mesures de sécurité organisationnelles et techniques prévues pour préserver la confidentialité des données.
Contrôle d’accès des utilisateurs
Accès aux fichiers limité aux utilisateurs concernés
Mesures de traçabilité
Journalisation des accès des utilisateurs sur chaque fichier stocké sur google drive (durée de conservation d’un an).
Mesures de protection des logiciels
Antivirus, accès avec une double authentification
Sauvegarde des données
Google drive.
Contrôle des sous-traitants
Vérification de leur charte de confidentialité, demande de ne pas utiliser les informations à des fins commerciales.